Die kostenlose Alternative zu MS-Office liefert selbst keine Briefvorlagen. Wir haben zwei Vorlagen mit Adressfenster für private und geschäftliche Zwecke entwickelt, die sich leicht anpassen lassen.

Das Problem ist so alt wie Office selbst. Schon unter MS-Word gab es nur einen unbrauchbaren Brief-Assistenten. Die Ergebnisse wirkten alles andere als schön. "Open Office" verzichtet auch auf Vorlagen. Eine eigene Vorlage für Serienbriefe zu entwickeln die seriös aussieht und die Adresse im Sichtfenster von DIN-Umschlägen richtig darstellt ist kompliziert und nimmt viel Zeit in Anspruch.

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Vorlage 1 - Die private

Für den privaten Briefverkehr reicht einen einfache Vorlage. Trotzdem sollten alle wesentlichen Informationen enthalten sein. Die Vorlage verwendet den OO-Standardfont "DejaVus" serif und non serif. Außerdem wird Windings benötigt. Eigentlich könnte man einige Felder automatisiert mit den Benutzerangaben aus der Konfiguration darstellen. Aus zwei Gründen haben wir drauf verzichtet Feldbefehle zu verwenden: Erstens tragen die Meisten noch nicht einmal ihren Namen in Benutzeroptionen von OO ein, zweitens wäre die Vorlage auf anderen Rechnern und mit einer anderen Konfigurationen nicht nutzbar. So muss man die Angaben nur einmal austauschen und die Vorlage abspeichern.

Da man ja nicht nur Briefe schreibt, haben wir noch eine passende Vorlage für Konzepte usw. gebastelt. Die Schriftvorlagen für den Fließtext und die Überschriften sind so gewählt, dass sie ein harmonisches Schriftbild ergeben.

Vorlage 2 - Die geschäftliche nach DIN 676

Geschäftsbriefe benötigen noch eine Zeile mit Angaben zum Vorgang. Die Seitenabstände und Positionen der Elemente sind genormt. Unvollständige Angaben können schnell zu einer Abmahnung führen. Bei unserer Vorlage für das fiktive Tauchcenter "Cowfish" muss eigentlich nur das Logo ausgetauscht werden. Als Format für das Logo empfiehlt sich PNG oder SVG.  Ob die Angaben (wie im oberen Beispiel) in die Fußzeile kommen oder rechts neben dem Adressfeld stehen, ist Geschmacksfrage.

OpenOffice
OpenOffice ist ein komplettes, kostenloses Office-Paket. Das Programm, bestehend aus Textverarbeitung, Tabellenkalkuation, Datenbank und Präsentationswerkzeug ist vom Funktionsumfang vergleichbar mit dem aktuellen Office von Microsoft. Da sich auch die Bedienung an den Programmen des Marktführers orientiert, haben Umsteiger keine Probleme.

Die Vorlagen anpassen

Wenn Open Office richtig installiert ist, dann müssten sich die Vorlagen direkt aus dem Browser heraus öffnen lassen. Leider sind sie dann manchmal schreibgeschützt. Daher sollte man sie einfach auf dem Desktop abspeichern. Die wesentlichen Elemente sind an der Kopf- und Fußzeile verankert, so dass sie auf jeder neuen Seite erscheinen. In allen Vorlagen reicht es, die Schriftvorlagen "Standard" und "Absender" zu verändern um Font und Schriftgröße anzupassen. Die Elemente verschieben sich dadurch nicht. Nachdem die Absenderinformationen angepasst wurden, kann man sie zusätzlich noch sperren, um ein versehentliches Verschieben zu verhindern.

Wenn die Vorlage steht, muss sie noch abgespeichert werden. Dazu ruft man unter Datei→Dokumentenvorlage→speichern einen Dialog auf. Dort gibt man der Vorlage einfach einen Namen und speichert. Danach kann man seine Briefvorlage über Datei→Neu→Vorlagen-und-Dokumente aufrufen. Die Vorlagen befinden sich normalerweise im im Ordner "OpenOffice.org2" im Anwenderverzeichnis,
unter Linux im versteckten "/home/USER/.openoffice.org2/user/template", 
unter Windows in "/Dokumente und Einstellungen/USER/Anwendungsdaten/OpenOffice.org2/user/template".

Serienbriefe erstellen

Serienbriefe  sind in OpenOffice  einfach zu erstellen und flexibel zu handhaben. Als Adressdatenquelle kann man zum Beispiel eine Excel-Datei verwenden. Mit F4 kann man die Datenquellen sichtbar machen. Dort sucht man die Tabelle mit den Adressdaten. Nun muss man einfach nur die gewünschten Spalten per "Drag and Drop" an die Position ziehen, an der das Serienbrief-Feld erscheinen soll.

Weitere Infos

• Weitere Vorlagen für Word, sowie Informationen über DIN Normbriefe und elektronische Rechnungen finden Sie hier. (www.anrainer.de)
• Das Professional Template Pack von Sun enthält auch einige mehr oder weniger gelungene Briefvorlagen: (extensions.services.openoffice.org)